Top 10 des conseils pour le télétravail

Transformer ses habitudes est plus facile à dire qu’à faire. C’est pourquoi nous vous avons compilé dans ce top 10 les meilleurs conseils pour appréhender le télétravail avec sérénité.

L’article sera mis à jour régulièrement pour que nos conseils soient toujours d’actualité 🙂 

1- Etablir une routine

Travailler à la maison offre la possibilité de se créer son propre emploi du temps. Premièrement, établissez une routine qui vous convient pour mieux structurer vos journées. Au lieu de penser à ce que vous devez faire, vous passerez le plus clair de votre énergie sur des tâches à forte valeur ajoutée.

🤓 Comment ? En construisant sa To Do List sur Trello par exemple – une application de gestion de tâches personnelles et de gestion de projets. Un aperçu rapide 10 minutes en début de journée permet d’identifier les tâches les plus importantes.

2- Se créer son espace de travail séparé

Créez-vous un espace qui sépare distinctement votre vie au travail et votre vie à la maison. Cet espace de travail doit se trouver dans un endroit calme, loin de toute activité qui pourrait vous distraire. Vous serez plus concentré et gérerez mieux votre stress. 

🤓 Comment ? En délimitant physiquement ou visuellement votre bureau, grâce à des parois amovibles ou avec de la peinture.

3- Ne pas avoir d’enfants

Blague à part, l’idée est de bien faire comprendre à votre famille et à votre entourage que quand vous travaillez, vous n’êtes pas disponible. Établissez des règles claires à propos de vos disponibilités. Si vous le pouvez, utilisez un casque permettant d’atténuer les bruits de fond pour vous couper de toute distraction éventuelle.

🤓 Comment ? Sur Canva, créez et imprimez un planning pour toute la famille avec vos horaires de bureau que vous accrochez dans un endroit visible par tous (sur le frigo par exemple).

4- Créer une stratégie de communication 

Pour manager une équipe en télétravail un faut établir une stratégie en ce qui concerne la communication. Il faut d’abord s’accorder sur le nombre de « réunions » à faire. Ensuite il faut définir des lignes directrices par rapport aux besoins journaliers. Comprendre quelles sont les priorités va permettre à l’équipe d’être plus productive.

🤓 Comment ? Notez la date et l’horaire de vos réunions dans votre agenda Outlook par exemple. Vous pouvez aussi vous mettre un rappel pour être sûr de ne pas les oublier et être prêt.

5- Utilisez les outils et la technologie à votre avantage

La première chose à faire est de choisir et d’investir dans des outils collaboratifs fiables. Privilégiez les plateformes de collaboration en ligne comme Slack ou les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom, Google Hangouts ou Webex pour organiser des réunions à distance en un clic. 

🤓 Comment ? Faites le test ! N’hésitez pas à changer si l’outil ne convient pas. Il faut trouver un outil avec lequel votre équipe se sent à l’aise et qui vous facilite la vie et non l’inverse.

6- Mettre en place des objectifs clairs

Evitez d’utiliser des termes trop vagues mais préférez montrer des exemples de ce que vous attendez. Assurez-vous que vos collaborateurs travaillant à distance ont bien compris ce qu’il est attendu d’eux. Plus ils seront préparés, plus ils seront efficaces. 

🤓 Comment ? En utilisant la méthode des objectifs SMART. Un objectif doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et Temporellement défini.

7- Faire des rapports 5-15

Cette méthode consiste à utiliser des rapports rédigés en 15 minutes qu’on peut lire en 5 minutes. Il s’agit d’un moyen pour les managers de simplifier les processus pour garder une trace du travail accompli par leur équipe tout en gagnant du temps. 

🤓 Comment ? Prenez du temps chaque matin ou en fin de journée pour faire un point sur la situation et suivre l’évolution du travail de votre équipe.

8- Faire de vraies pauses  

Il est capital d’avoir un espace entre collègues pour pouvoir discuter de sujets autres que professionnels comme si vous étiez en pause café ! La distanciation sociale n’est pas forcément synonyme d’isolement, il ne faut pas rester enfermé dans sa bulle. 

🤓 Comment ? En utilisant notamment la messagerie privée de Slack ou un canal spécifique pour discuter de tout et de rien. N’hésitez pas à prendre vos cafés en visioconférence avec vos collègues, via Zoom par exemple.

9- Être ouvert aux critiques constructives

Pour créer un environnement de travail positif il faut savoir écouter ses collaborateurs, pour donner mais aussi obtenir des retours d’expériences. Laissez une large place pour les retours dans vos rapports et, en tant que manager, n’hésitez pas à les demander s’ils sont manquants.

🤓 Comment ? En n’hésitant pas à faire des commentaires sur une activité ou à faire une remarque sur un sujet en mentionnant les personnes concernées. Sur Slack, vous pouvez même créer une discussion dédiée aux critiques constructives.

10- Laissez place à la confiance et à la transparence

Ne cédez pas à l’anxiété en voulant absolument tout contrôler. Laissez place à l’interaction entre vos équipes pour que vos collaborateurs se sentent impliqués. Mettez en place des directives claires, communiquez ouvertement et informez vos équipes pour les motiver. 

🤓 Comment ? Vous pouvez utiliser Trello par exemple, l’outil permet de voir l’avancement des projets de vos équipes en direct et interagir avec elles.

Concernant ces deux derniers points j’ajouterais que chacun à des contraintes spécifiques. Tous les employés ne vivent pas dans les mêmes conditions, certains ont déjà travaillé à distance, d’autres non. Quelques uns seront rapidement à l’aise avec les outils alors que d’autres prendront plus de temps pour les adopter. Les mots d’ordre sont donc patience, compréhension et adaptabilité !

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